1. La relation client

1.13. La Gestion de Projet en pratique

CHAPITRE TIRE DU LIVRE : « 24 heures pour être plus heureux au travail »,

de Brice Cornet, disponible gratuitement sur http://www.je-suis-heureux.tk

Depuis le début de livre, vous faites de la Gestion de Projet.

Rappelez-vous : chaque matin vous consolider votre planning de travail et à la réunion du lundi, vous faites de même, mais en équipe.

« Planifier, Organiser, Diriger et Contrôler » est dès lors un mantra quotidien que vous maitrisez à la perfection.

Nous allons dès lors approfondir le sujet.

PLANIFIER : correspond à la création d’un Projet, Projet dans lequel vous planifiez donc des Interactions à réaliser.

ORGANISER : correspond à la répartition de la charge de travail entre les différents collaborateurs sur base de leur socle de compétence.

DIRIGER : chaque Projet a un but simple qui est d’être fini dans les temps en respectant les équilibres budgétaires.

La méthodologie à appliquer à la gestion des Projets est à peu près la même que celle appliquée à l’organisation et à l’animation de la réunion du lundi ; il faut analyser, critiquer, re-planifier et optimiser.

Examinons la structure d’un Projet dans Simple CRM :

Immédiatement, nous visualisons l’état de santé financier, ainsi que les facteurs de succès et d’échec.

Etes-vous capables actuellement d’avoir une vision synthétique et précise de ce type sur vos Projets ? Si ce n’est pas le cas, attention danger ! Vous naviguez à l’aveugle, dans un brouillard épais, au risque de percuter un iceberg.

Analysons plus en détail les champs :

  • Nom du projet : Définissez un nom précis, par exemple « Client / Année / Nom du produit ou service»
  • Chef de Projet : le responsable du Projet interne
  • Etat : Ouvert, en Cours ou Terminé
  • Nombre d’interactions : un Projet défini en trop ou trop peu d’étapes révèle une mauvaise gestion
  • Date début : date de début théorique du Projet
  • Date de fin : date de fin théorique = le but à atteindre
  • Recettes : est soit un budget comptable administratif personnifié au travers d’une Interaction liée à ce Projet, soit le montant de la Vente liée à ce Projet, qui est en est de facto la source
  • Dépenses : l’ensemble des Achats liés au Projet, ainsi que le temps passé à travailler (possibilité de chronométrer son temps de travail et sur base du coût horaire spécifique à chaque employé, de visualiser l’impact financier du temps de travail)
  • Balance : savoir si vous êtes en bénéfice ou malheureusement en perte
  • Note : la définition du Projet. Soyez large : dans le cadre de la gestion d’un projet de téléprospection, vous pourriez placer dans ce champ mémo le script d’appel
  • Motivations succès : les éléments qui ont bien fonctionnés dans le Projet (on y copiera donc les conclusions des réunions intermédiaires)
  • Motivations échec : les éléments qui n’ont pas bien fonctionnés dans le Projet (on y copiera donc les conclusions des réunions intermédiaires). On y saisira aussi les causes de retard externe. Exemple : un fournisseur en rupture de stock.

Le logiciel Simple CRM offre ensuite une vue sur la liste des intervenants internes et externes de ce Projet, puis la liste des Interactions à réaliser.

Il est à noter que cette liste est également visible sous forme d’un diagramme de Gantt.

A quoi sert ce diagramme de Gantt ? Tout simplement à mieux gérer votre travail !

Gérer des Projets cela veut dire gérer le temps et les risques de retard, gérer les budgets et leur équilibre.

La gestion via Gantt va vous aider à mieux anticiper les problèmes avant qu’ils ne surviennent.

En effet, en cas de retard dans l’une des étapes de réalisation d’une étape d’un Projet, Simple CRM va re-planifier pour vous l’ensemble des sous étapes, grâce au diagramme de Gantt. Vous aurez ainsi une totale maîtrise de vos plannings, même en cas de soucis, car vous connaitrez l’impact réel de ces soucis et serez de ce fait capable de prendre les bonnes décisions.

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